Zeugnisse für Arbeitgeber

Ein Arbeitszeugnis ist nicht nur für den Arbeitnehmer wichtig. Auch für den Arbeitgeber ist die korrekte Erstellung von Arbeitszeugnissen von großer Bedeutung. Ein Zeugnis muss einerseits wahrheitsgemäß und vollständig, andererseits wohlwollend formuliert sein. Fehlerhafte oder unzutreffende Angaben können zu rechtlichen Auseinandersetzungen und unter Umständen zu Schadensersatzforderungen führen.

Anspruch des Arbeitnehmers auf ein Zeugnis

Arbeitnehmer haben grundsätzlich Anspruch auf ein Arbeitszeugnis. Auch freie Mitarbeiter können unter bestimmten Voraussetzungen einen Zeugnisanspruch haben.

Der Arbeitgeber sollte daher darauf achten, dass ein Zeugnis rechtzeitig und vollständig erstellt wird.

Grundsätzlich können ein einfaches Zeugnis und ein qualifiziertes Zeugnis unterschieden werden.

Einfaches oder qualifiziertes Zeugnis?

Einfaches Zeugnis

Das einfache Zeugnis beschränkt sich im Wesentlichen auf Angaben zur Art und Dauer der Beschäftigung.

Es kann insbesondere enthalten:

• Name und Angaben zur Person
• akademischen Grad
• Art und Dauer der Beschäftigung
• Beschreibung der ausgeübten Tätigkeit
• Arbeitsplatzbeschreibung
• Leitungsbefugnisse
• besondere Vollmachten, beispielsweise Prokura
• absolvierte Fortbildungen

Eine Bewertung der Arbeitsleistung und des Verhaltens gehört dagegen nicht zum einfachen Zeugnis.

Qualifiziertes Zeugnis

Das qualifizierte Zeugnis enthält zusätzlich eine Beurteilung der:

• Arbeitsleistung
• Arbeitsweise und des Arbeitserfolgs
• Fachkenntnisse
• Arbeitsqualität
• Arbeitsorganisation
• Arbeitsumfangs
• Ausdrucksfähigkeit
• Verhandlungsgeschicks
• Verhaltens gegenüber Vorgesetzten und Mitarbeitern
• Führungsqualitäten

Ein qualifiziertes Zeugnis sollte nur erstellt werden, wenn der Arbeitnehmer dies verlangt.

Zeugnis richtig erstellen

Bei der Erstellung eines Zeugnisses muss der Arbeitgeber die gesamte Dauer des Arbeitsverhältnisses berücksichtigen. Einzelne besonders gute oder schlechte Phasen dürfen nicht isoliert die Gesamtbeurteilung bestimmen.

Das Zeugnis muss insbesondere:

• wahrheitsgetreu
• vollständig
• umfassend
• wohlwollend
• allgemein verständlich

sein.

→ mehr lesen Zeugnisaussteller

Beleidigungen, Abwertungen oder unnötige negative Aussagen haben in einem Arbeitszeugnis nichts zu suchen. Gleichzeitig darf ein Arbeitgeber nicht einfach unwahre oder übermäßig positive Angaben machen, um einem Arbeitnehmer einen Gefallen zu tun.

Ein Arbeitszeugnis muss die berechtigten Interessen des Arbeitnehmers und des Arbeitgebers berücksichtigen.

Die Zeugnissprache

Bei qualifizierten Arbeitszeugnissen werden häufig bestimmte Formulierungen verwendet, mit denen die Arbeitsleistung und das Verhalten des Arbeitnehmers differenziert beurteilt werden.

→ mehr lesen Zeugnissprache

Beispielsweise kann die Formulierung

„Herr X hat die ihm übertragenen Aufgaben stets zu unserer vollsten Zufriedenheit erledigt.“

eine sehr gute Bewertung ausdrücken.

Eine Formulierung wie

„Herr X hat die ihm übertragenen Aufgaben im Großen und Ganzen zu unserer Zufriedenheit erledigt.“

wird dagegen deutlich schlechter bewertet.

Arbeitgeber sollten bei der Verwendung solcher Formulierungen besonders sorgfältig sein. Die sogenannte Zeugnissprache ist nicht statisch und einzelne Formulierungen dürfen nicht losgelöst vom Gesamtzeugnis betrachtet werden.

Arbeitsleistung und Arbeitsweise

Bei einem qualifizierten Zeugnis sollte die Leistungsbeurteilung nachvollziehbar und auf die tatsächliche Tätigkeit des Arbeitnehmers bezogen sein.

Zu berücksichtigen sind beispielsweise:

• Qualität der Arbeit
• Sorgfalt und Genauigkeit
• Arbeitserfolg
• Fachkenntnisse
• Arbeitsbereitschaft
• Arbeitsorganisation
• Arbeitsumfang
• Ausdrucksvermögen
• Verhandlungsgeschick

Der Arbeitgeber sollte keine Bewertung aufnehmen, die er im Streitfall nicht nachvollziehbar begründen kann.

Verhalten gegenüber Vorgesetzten und Mitarbeitern

Auch das Verhalten des Arbeitnehmers kann Bestandteil eines qualifizierten Zeugnisses sein.

Dabei können insbesondere das Verhalten gegenüber

• Vorgesetzten
• Kollegen
• Mitarbeitern
• Kunden und Geschäftspartnern

berücksichtigt werden.

Die Bewertung sollte sachlich und zutreffend erfolgen.

Führungsqualitäten

Bei Arbeitnehmern mit Personalverantwortung können zusätzlich die Führungsqualitäten beurteilt werden.

Hier können beispielsweise die Fähigkeit zur Motivation und Führung von Mitarbeitern sowie die Zusammenarbeit innerhalb des Unternehmens berücksichtigt werden.

Danksagungen und Schlussformel

Am Ende eines Arbeitszeugnisses finden sich häufig Danksagungen und gute Wünsche für die Zukunft.

Formulierungen wie

„Wir bedauern den Verlust von Herrn X und bedanken uns bei ihm für die stets sehr gute und produktive Zusammenarbeit.“

können eine positive Schlussbewertung vermitteln.

Auf bestimmte Zusätze wie Glückwünsche oder eine ausdrückliche Bedauernsformel besteht nach dem vorliegenden Material jedoch kein Anspruch. Ob der Arbeitgeber entsprechende Formulierungen verwendet, liegt grundsätzlich in seinem Ermessen.

→ mehr lesen Zeugnisinhalt

Trennungsformeln

Auch die Art der Beendigung des Arbeitsverhältnisses kann im Zeugnis dargestellt werden.

Dabei können beispielsweise folgende Formulierungen verwendet werden:

Beendigung auf Wunsch des Arbeitnehmers:
„Herr X verlässt unser Unternehmen auf eigenen Wunsch.“

Beendigung durch den Arbeitgeber:
„Das Arbeitsverhältnis endete am xx.xx.xx.“

Einvernehmliche Beendigung:
„Das Arbeitsverhältnis endet im besten beiderseitigen Einvernehmen.“

Bei der Formulierung sollte der Arbeitgeber darauf achten, dass die Angaben der Wahrheit entsprechen.

Versteckte Hinweise vermeiden

Arbeitgeber sollten auf scheinbar positive Formulierungen verzichten, die nach allgemeinem Verständnis eine versteckte negative Aussage enthalten könnten. Ein Zeugnis soll verständlich sein und keine versteckten Botschaften enthalten. Die Verwendung einer vermeintlichen „Geheimsprache“ kann deshalb zu unnötigen Streitigkeiten über den Zeugnisinhalt führen.

Wer darf ein Zeugnis ausstellen?

Grundsätzlich ist der Arbeitgeber für die Ausstellung des Zeugnisses verantwortlich. Die Beurteilung kann auch durch einen Vorgesetzten übernommen werden. Dieser sollte jedoch gegenüber dem Arbeitnehmer weisungsbefugt und deutlich ranghöher sein. Bei leitenden Mitarbeitern, die unmittelbar der Geschäftsführung unterstellt waren, sollte ein Mitglied der Geschäftsleitung das Zeugnis unterzeichnen. Die Position als Mitglied der Geschäftsleitung muss dabei eindeutig erkennbar sein. Externe Personen sollten keine Arbeitszeugnisse ausstellen.

→ mehr lesen Überstunden für Arbeitgeber

Besonderheiten bei leitenden Mitarbeitern

Bei leitenden Mitarbeitern ist auf eine entsprechende Stellung des Ausstellers zu achten.

War der Arbeitnehmer unmittelbar der Geschäftsführung unterstellt, sollte das Zeugnis durch ein Mitglied der Geschäftsleitung erstellt beziehungsweise unterzeichnet werden.

Zeugnisübergabe

Der Anspruch auf ein Zeugnis entsteht grundsätzlich mit der Beendigung des Arbeitsverhältnisses. In der Praxis kann ein Arbeitnehmer sein Zeugnis bereits während der Kündigungsfrist verlangen, insbesondere damit er sich mit dem Zeugnis bei anderen Arbeitgebern bewerben kann.

→ mehr lesen Zeugnisübergabe

Der Arbeitnehmer kann das Zeugnis grundsätzlich beim Arbeitgeber abholen. Ist es bis zum Ende des Arbeitsverhältnisses noch nicht fertiggestellt, muss es dem Arbeitnehmer zugesandt werden. Die Kosten hierfür hat der Arbeitgeber zu übernehmen.

Achten Sie als Arbeitgeber darauf, ein angefordertes Zeugnis rechtzeitig zu erstellen und zu übergeben.

Falsches oder fehlerhaftes Zeugnis

Bei der Erstellung eines Arbeitszeugnisses trägt der Arbeitgeber eine besondere Verantwortung. Das Zeugnis muss der Wahrheit entsprechen. Macht ein Arbeitgeber falsche Angaben und entsteht dadurch ein Schaden, können Schadensersatzansprüche entstehen.

→ mehr lesen Falsches Zeugnis

Dies kann insbesondere problematisch werden, wenn ein neuer Arbeitgeber aufgrund falscher Angaben im Zeugnis eine Person einstellt und dadurch einen nachweisbaren Schaden erleidet. Der Arbeitgeber sollte deshalb weder ein übermäßig positives noch ein unberechtigt negatives Zeugnis erstellen.

Erteilen Sie als Arbeitgeber ein Zeugnis sorgfältig, wahrheitsgemäß und rechtlich einwandfrei.

Verspätete Zeugniserteilung

Wird ein Zeugnis nicht rechtzeitig ausgestellt und entsteht dem Arbeitnehmer dadurch ein nachweisbarer Schaden, kann der Arbeitgeber zum Schadensersatz verpflichtet sein. Der Arbeitnehmer muss den entstandenen Schaden allerdings nachweisen. Ein verspätetes Zeugnis kann beispielsweise die Bewerbung auf eine neue Arbeitsstelle erschweren.

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Zeugnisse bei besonderen Situationen

Auch bei besonderen Veränderungen im Unternehmen kann eine Verpflichtung zur Zeugniserteilung bestehen. Wird ein Arbeitnehmer beispielsweise von einem Insolvenzverwalter weiterbeschäftigt, muss dieser ein Zeugnis ausstellen. Stirbt ein Firmeninhaber, geht die Pflicht zur Erstellung eines Zeugnisses nach dem bisherigen Material auf den Erben über. Dieser muss anhand der vorhandenen Unterlagen ein entsprechendes Zeugnis erstellen.

→ mehr lesen Zeugnisse für Arbeitnehmer

Rechtssicheres Arbeitszeugnis

Ein Arbeitszeugnis sollte nicht nebenbei erstellt werden. Fehlerhafte Formulierungen, unvollständige Tätigkeitsbeschreibungen oder widersprüchliche Bewertungen können zu einer Auseinandersetzung mit dem Arbeitnehmer führen.

Arbeitgeber sollten deshalb insbesondere prüfen:

• Sind sämtliche wesentlichen Tätigkeiten erfasst?
• Ist die Leistungsbewertung nachvollziehbar?
• Ist das Verhalten zutreffend beurteilt?
• Sind die Angaben vollständig und wahrheitsgemäß?
• Enthält das Zeugnis unbeabsichtigte negative Aussagen?
• Ist die Formulierung der Beendigung des Arbeitsverhältnisses korrekt?
• Ist der richtige Aussteller beziehungsweise Unterzeichner angegeben?

→ mehr lesen Arbeitsvertrag prüfen lassen

Rechtsanwalt Uwe Lehr, Fachanwalt für Arbeitsrecht

Wir beraten Arbeitgeber bei der Erstellung und rechtlichen Prüfung von Arbeitszeugnissen.

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