Überstunden für Arbeitgeber

Überstunden sind in vielen Arbeitsverhältnissen unvermeidbar. Auftragsspitzen, personelle Engpässe oder besondere betriebliche Situationen können dazu führen, dass Arbeitnehmer über die vereinbarte Arbeitszeit hinaus arbeiten.

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Für Arbeitgeber ist es deshalb wichtig, bereits im Arbeitsvertrag klare und rechtlich wirksame Regelungen zu treffen. Dabei sollte insbesondere festgelegt werden, ob Überstunden geleistet werden müssen, in welchem Umfang sie angeordnet werden können und wie die zusätzliche Arbeitszeit ausgeglichen wird.

Überstunden im Arbeitsvertrag regeln

Die Grundlage für die Verpflichtung zur Leistung von Überstunden kann sich aus dem Arbeitsvertrag, einem Tarifvertrag oder einer Betriebsvereinbarung ergeben. Arbeitgeber sollten die Überstundenregelung möglichst konkret formulieren. Eine pauschale Formulierung, nach der sämtliche Überstunden mit dem monatlichen Gehalt abgegolten sind, ist problematisch und kann unwirksam sein. Für eine wirksame Regelung muss insbesondere erkennbar sein, welcher Umfang an Überstunden von der vereinbarten Vergütung erfasst wird.

Eine Formulierung wie „Überstunden werden pauschal mit der Vergütung abgegolten.“ reicht hierfür nicht aus.

Soll eine bestimmte Anzahl von Überstunden bereits mit dem Monatsgehalt abgegolten sein, sollte die Vereinbarung deshalb eindeutig festlegen, wie viele Überstunden hiervon erfasst werden.

Überstunden anordnen

Arbeitgeber können Überstunden grundsätzlich nicht beliebig anordnen. Entscheidend sind die arbeitsvertraglichen, tarifvertraglichen und betrieblichen Regelungen sowie die gesetzlichen Grenzen der Arbeitszeit. Eine besondere Situation kann beispielsweise vorliegen, wenn kurzfristig mehrere Arbeitnehmer krankheitsbedingt ausfallen und die Arbeitsleistung trotzdem sichergestellt werden muss. Ob eine konkrete Anordnung von Überstunden zulässig ist, hängt von den Umständen des jeweiligen Einzelfalls ab.

Arbeitgeber sollten deshalb bereits bei der Gestaltung des Arbeitsvertrages festlegen, unter welchen Voraussetzungen Überstunden geleistet werden müssen.

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Überstunden und Arbeitszeitgesetz

Auch eine arbeitsvertragliche Verpflichtung zu Überstunden erlaubt es dem Arbeitgeber nicht, die gesetzlichen Grenzen der Arbeitszeit zu überschreiten. Die vereinbarte zusätzliche Arbeitszeit muss deshalb mit den zwingenden gesetzlichen Arbeitszeitvorschriften vereinbar sein. Eine vertragliche Regelung kann insbesondere nicht dazu führen, dass Arbeitnehmer dauerhaft über die zulässigen Arbeitszeitgrenzen hinaus beschäftigt werden.

Arbeitgeber sollten daher nicht nur die Vergütung der Überstunden regeln, sondern auch die Arbeitszeit und deren Dokumentation im Blick behalten.

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Vergütung von Überstunden

Ob und in welchem Umfang Überstunden zu vergüten sind, richtet sich zunächst nach den bestehenden Vereinbarungen. Ein Anspruch auf Vergütung kann insbesondere entstehen, wenn der Arbeitgeber Überstunden ausdrücklich anordnet oder von der zusätzlichen Arbeitsleistung weiß und diese duldet. Alternativ kann ein Freizeitausgleich vorgesehen sein.

Arbeitgeber sollten deshalb eindeutig regeln:

• ob Überstunden angeordnet werden können,
• in welchem Umfang dies möglich ist,
• ob Überstunden vergütet werden,
• ob stattdessen Freizeitausgleich erfolgt und
• ob eine bestimmte Anzahl von Überstunden bereits mit dem Gehalt abgegolten ist.

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Pauschale Überstundenvergütung

Eine Pauschalvergütung kann für Arbeitgeber eine praktikable Möglichkeit sein, Überstunden bereits in die monatliche Vergütung einzubeziehen. Dabei muss die Vereinbarung jedoch klar und verständlich sein. Insbesondere muss aus dem Arbeitsvertrag hervorgehen, welcher Umfang an Überstunden durch die vereinbarte Vergütung abgegolten wird. Eine unbegrenzte Abgeltung sämtlicher Überstunden durch das normale Monatsgehalt ist daher keine geeignete Regelung.

Als Orientierung wurde in den bisherigen Inhalten eine Begrenzung der mit dem Monatsgehalt abgegoltenen Überstunden auf etwa zehn Prozent der monatlichen Arbeitszeit genannt. Entscheidend bleibt jedoch die konkrete rechtliche Gestaltung des Arbeitsvertrages.

Rechtsanwalt Uwe Lehr, Fachanwalt für Arbeitsrecht

Lassen Sie Überstundenklauseln vor ihrer Verwendung arbeitsrechtlich überprüfen.

Berechnung der Überstundenvergütung

Besteht ein Anspruch auf Vergütung der Überstunden, muss zunächst der zugrunde zu legende Stundenlohn bestimmt werden. Bei einem Arbeitnehmer mit festem Monatsgehalt kann beispielsweise folgende Berechnung verwendet werden:

Bruttostundenlohn = (Bruttomonatsgehalt × 3 : 13) : Wochenstunden

Bei einem Bruttomonatsgehalt von 3.000 Euro und einer wöchentlichen Arbeitszeit von 35 Stunden ergibt sich:

3.000 Euro × 3 : 13 = 692,31 Euro
692,31 Euro : 35 Stunden = 19,78 Euro brutto pro Stunde

Eine alternative Berechnung erfolgt über die durchschnittliche monatliche Arbeitszeit:

Bruttostundenlohn = Bruttomonatsgehalt : (Wochenstunden × 4,325)

Bei 3.000 Euro Bruttomonatsgehalt und 35 Wochenstunden ergibt sich:

35 × 4,325 = 151,375 Stunden
3.000 Euro : 151,375 = 19,82 Euro brutto pro Stunde

Besteht eine tarifvertragliche Regelung, sind die dort vorgesehenen Vorgaben zu berücksichtigen.

Ob zusätzlich zum normalen Stundenlohn ein Überstundenzuschlag zu zahlen ist, hängt ebenfalls von den entsprechenden vertraglichen oder tariflichen Vereinbarungen ab.

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Überstunden abbauen

Überstunden können grundsätzlich durch Freizeit ausgeglichen werden, wenn dies entsprechend vereinbart ist. Der Freizeitausgleich kann für Arbeitgeber sinnvoll sein, um angesammelte Mehrarbeit abzubauen, ohne dass zusätzliche Vergütung anfällt. Arbeitgeber sollten dabei darauf achten, dass der Überstundenabbau nachvollziehbar geregelt und dokumentiert wird.

Es kann sinnvoll sein, den Abbau der Überstunden frühzeitig mit dem Arbeitnehmer abzustimmen. Gerade bei größeren Arbeitszeitguthaben sollte verhindert werden, dass sich über einen längeren Zeitraum immer mehr Überstunden ansammeln.

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Überstunden bei Kündigung

Bei der Beendigung eines Arbeitsverhältnisses sollte der Arbeitgeber rechtzeitig prüfen, ob noch ein Arbeitszeitguthaben besteht. Bei einer Kündigung mit Kündigungsfrist kann es möglich sein, vorhandene Überstunden durch Freizeit auszugleichen. Dadurch kann der Arbeitnehmer die verbleibenden Überstunden während der Kündigungsfrist abbauen. Welche Möglichkeiten bestehen, richtet sich nach den bestehenden Vereinbarungen.

Bei einer fristlosen Beendigung des Arbeitsverhältnisses ist ein nachträglicher Freizeitausgleich nicht mehr möglich. Dann muss geprüft werden, ob und in welchem Umfang noch offene Vergütungsansprüche bestehen.

Überstunden sollten deshalb bei einer Kündigung gemeinsam mit Urlaub, Arbeitszeitkonto und sonstigen offenen Ansprüchen geprüft werden.

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Überstunden dokumentieren

Arbeitgeber sollten die geleistete Arbeitszeit zuverlässig dokumentieren.

Eine nachvollziehbare Arbeitszeiterfassung hilft dabei, festzustellen:

• wann gearbeitet wurde,
• wie viele Überstunden angefallen sind,
• ob Überstunden angeordnet wurden,
• ob ein Freizeitausgleich erfolgt ist und
• welche Stunden noch offen sind.

Eine ordnungsgemäße Dokumentation kann außerdem helfen, spätere Streitigkeiten über die tatsächlich geleistete Arbeitszeit zu vermeiden.

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Überstunden von Teilzeitbeschäftigten

Auch bei Teilzeitbeschäftigten können zusätzliche Arbeitsstunden anfallen. Gelegentliche Überstunden sind nicht allein deshalb ausgeschlossen, weil ein Arbeitnehmer in Teilzeit beschäftigt ist. Werden zusätzliche Arbeitsstunden angeordnet oder geduldet, können entsprechende Ausgleichs- oder Vergütungsansprüche entstehen. Problematisch kann es allerdings werden, wenn ein Teilzeitbeschäftigter dauerhaft erheblich mehr arbeitet als vertraglich vereinbart.

Arbeitgeber sollten deshalb prüfen, ob die tatsächliche Beschäftigung noch mit der vereinbarten Teilzeit übereinstimmt und ob gegebenenfalls eine Anpassung der vertraglichen Regelungen erforderlich ist.

→ mehr lesen Überstundenregelung in Teilzeit

Überstunden von Auszubildenden

Bei Auszubildenden gelten besondere Anforderungen. Dabei ist zwischen minderjährigen und volljährigen Auszubildenden zu unterscheiden. Für minderjährige Auszubildende gilt insbesondere das Jugendarbeitsschutzrecht. Für volljährige Auszubildende gelten grundsätzlich die Regelungen des Arbeitszeitgesetzes. Überstunden sollten bei Auszubildenden grundsätzlich die Ausnahme bleiben und einen Bezug zur Ausbildung haben. Außerdem müssen die jeweils geltenden Arbeitszeitgrenzen und Ausgleichsregelungen eingehalten werden.

Arbeitgeber sollten daher besonders darauf achten, dass zusätzliche Arbeitszeit nicht dazu führt, dass der Ausbildungszweck beeinträchtigt wird.

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Verfall von Überstunden

Auch Arbeitgeber sollten darauf achten, dass Arbeitszeitguthaben nicht über längere Zeit ungeklärt bleiben. Arbeits- oder Tarifverträge können Ausschlussfristen enthalten. Diese können bestimmen, innerhalb welcher Zeit Ansprüche aus dem Arbeitsverhältnis geltend gemacht werden müssen. Sind solche Fristen wirksam vereinbart, müssen Arbeitgeber und Arbeitnehmer die entsprechenden Fristen beachten.

Bei der Beendigung eines Arbeitsverhältnisses empfiehlt es sich deshalb, bestehende Arbeitszeitkonten und mögliche Ansprüche auf Überstunden vollständig zu überprüfen.

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Überstundenzuschläge und steuerliche Behandlung

Von der Frage, ob ein Arbeitnehmer Anspruch auf einen Zuschlag hat, ist die steuerliche Behandlung eines solchen Zuschlags zu unterscheiden. Für bestimmte Zuschläge für Nacht-, Sonn- und Feiertagsarbeit können unter den jeweiligen gesetzlichen Voraussetzungen steuerliche Begünstigungen bestehen. Ein allgemeiner gesetzlicher Anspruch auf einen Zuschlag für Sonn- oder Feiertagsarbeit besteht dagegen grundsätzlich nicht. Ansprüche können sich insbesondere aus dem Arbeitsvertrag, Tarifvertrag oder einer Betriebsvereinbarung ergeben.

Arbeitgeber sollten deshalb arbeitsrechtliche und steuerrechtliche Fragen getrennt betrachten und bei der Lohnabrechnung entsprechend berücksichtigen.

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Überstunden rechtssicher gestalten

Unklare Überstundenregelungen können für Arbeitgeber zu erheblichen Problemen führen. Insbesondere bei einer späteren Auseinandersetzung über die Vergütung oder den Abbau von Überstunden kann sich zeigen, dass eine vertragliche Regelung nicht eindeutig oder rechtlich nicht wirksam ist. Deshalb sollten Überstundenregelungen bereits bei Abschluss des Arbeitsvertrages sorgfältig gestaltet werden.

Auch bei bestehenden Arbeitsverhältnissen kann es sinnvoll sein, Arbeitszeitkonten, Überstundenvereinbarungen und betriebliche Regelungen überprüfen zu lassen.

Rechtsanwalt Uwe Lehr, Fachanwalt für Arbeitsrecht

Wir beraten Arbeitgeber zu allen Fragen rund um Arbeitszeit, Überstunden, Vergütung und die Gestaltung von Arbeitsverträgen.